Seirbhísí don rialtas

Freagrachtaí faoi Reachtaíocht

Cén reachtaíocht atá infheidhme maidir le taifid rialtais agus taifid chúirte?

Is iad an tAcht um Chartlann Náisiúnta 1986 agus Na Rialacháin fán Acht um Chartlann Náisiúnta 1986, 1988, na príomhreachtanna is infheidhme maidir le taifid Ranna Stáit, lena n-áirítear diúscairt nó coimeád na dtaifead sin mar ábhair chartlainne.

Oibríonn an Chartlann Náisiúnta de réir creat dlíthiúil a bhaineann le bainistiú taifead rialtas agus d’fhéadfadh reachtanna eile a bheith i gceist freisin amhail reachtaíocht a bhaineann le Cosaint Sonraí agus Saoráil Faisnéise agus reachtaíocht eile a bhaineann le réimsí sonracha oibre amhail oidhreacht chultúir, cosaint shóisialta agus bailiú cánach, gan trácht ar nithe eile.

Níl tosaíocht ag aon reachtaíocht eile thar an Acht um Chartlann Náisiúnta 1986 i dtaca le bainistiú taifead poiblí de, lena n-áirítear taifid a mhilleadh, a choimeád nó a choinneáil. Sular féidir taifid a mhilleadh, a choimeád nó a choinneáil siar, ní mór cloí leis na forálacha atá leagtha amach san Acht um Chartlann Náisiúnta 1986 agus sna Rialacháin fán Acht um Chartlann Náisiúnta 1986, 1988.

Céard é comhlacht aistrithe?

Is é atá i gcomhlacht aistrithe ná an Roinn Stáit atá sainmhínithe in alt 2(2b) den Acht um Chartlann Náisiúnta mar aon roinn rialtais, aon oifig chúirte nó aon chomhlachtaí atá luaite sa sceideal a ghabhann leis an Acht um Chartlann Náisiúnta 1986. Tá oibleagáid dhlíthiúil ar na comhlachtaí sin taifid atá níos sine ná 30 bliain a aistriú chuig an gCartlann Náisiúnta chun rochtain phoiblí agus caomhnú buan mar ábhair chartlainne a éascú.

Is é atá sa sainmhíniú ar thaifid roinne in alt 2(2) den Acht um Chartlann Náisiúnta 1986 ná aon taifead in aon fhoirm a dhéantar  a fhaightear, agus a choimeádtar i gcúrsa a ghnó, i Roinn Stáit nó in aon chomhlacht ar coiste, coimisiún nó binse fiosrúcháin é atá ceaptha ag an Rialtas. Ní áiríonn sé na nithe seo a leanas:

  • Ionstraimí teidil a bhaineann le maoin atá dílsithe de thuras na huaire, ná
  • Aon chuid de bhailiúchán buan leabharlainne, músaeim nó gailearaí.
Céard iad freagrachtaí an chomhlachta aistrithe?

Faoi Rialachán 5(4) de na Rialacháin fán Acht um Chartlann Náisiúnta 1986, 1988, tá freagracht ar chomhlachtaí aistrithe i ndáil le heagrú, uimhriú, glanadh, pacáil agus lipéadú taifead. Tá freagracht orthu freisin i ndáil lena chinntiú go ndéantar na taifid go léir a iompar go sábháilte chuig áitreabh na Cartlainne Náisiúnta. Baineann an tAcht seo le gach roinn rialtais, le 61 chomhlacht sceidealta agus leis na cúirteanna go léir.

An féidir leis an gcomhlacht aistrithe taifid a choimeád?

Le halt 8(2) den Acht um Chartlann Náisiúnta 1986, ceadaítear taifid atá i ngnáthúsáid i Roinn Stáit a choimeád. Ní mór Deimhniú Coimeádta Taifead atá sínithe ag an Oifigeach Deimhniúcháin sa Roinn lena mbaineann a chur chuig an Oifigeach Toilithe i Roinn an Taoisigh. Ní mór don Oifigeach Deimhniúcháin gach Deimhniú Coimeádta Taifead a athbhreithniú gach 5 bliana. I gcás nach bhfuil gá a thuilleadh le taifead atá níos sine ná 30 bliain ar mhaithe le húsáid ghnó, ní mór é a aistriú chuig an gCartlann Náisiúnta.

I roinnt cásanna, d’fhéadfadh sé go mbeadh sé níos oiriúnaí taifid a chóipeáil seachas iad a choimeád. I gcás nach taifead reatha atá i gceist agus go bhfuil sé á choimeád ar mhaithe le cúrsaí gnó nó mar áis tagartha, d’fhéadfadh sé gur leor cóip de a choinneáil agus, sa chás sin, is ceart an leagan bunaidh a aistriú chuig an gCartlann Náisiúnta. Ní cheadaítear cóipeanna de thaifid a athrú ar aon slí. Ní cheadaítear aon nótaí nó doiciméid bhreise a chur ag gabháil leis an taifead. Má chruthaítear doiciméid nua, ní mór comhad nua a oscailt.

An féidir leis an gcomhlacht aistrithe taifid a choinneáil siar ón bpobal?

Le halt 8(4) den Acht um Chartlann Náisiúnta 1986, ceadaítear taifid a choinneáil siar ón bpobal más rud é, i gcás iad a scaoileadh:

  • Go mbeadh sin ar neamhréir le leas an phobail
  • Gur sárú dualgais reachtúil nó sárú ar mheon macánta a bheadh ann nó a d’fhéadfadh a bheith ann ar an ábhar go bhfuil eolas ar fáil iontu a tugadh i modh rúin, nó
  • Gur cúis tochsail nó contúirte do dhaoine beo a bheadh ann nó a d’fhéadfadh a bheith ann ar an ábhar go bhfuil eolas ar fáil iontu faoi dhaoine aonair, nó go mbeadh sé nó go bhféadfadh go mbeadh sé ina ábhar caingne le haghaidh damáistí mar gheall ar chlúmhilleadh.

Ní mór Deimhniú maidir le Taifid a Choinneáil Siar atá sínithe ag an Oifigeach Deimhniúcháin a chur chuig an Oifigeach Toilithe i Roinn an Taoisigh lena cheadú. I gcás nach gceadaíonn an tOifigeach Toilithe Deimhniú maidir le Taifid a Choinneáil Siar ní deimhniú bailí é agus ní féidir na taifid lena mbaineann a choinneáil siar. Ní mór don Oifigeach Deimhniúcháin aon taifid a choinnítear siar a athbhreithniú gach 5 bliana. Más rud é nach bhfuil an chúis bhunaidh leis an taifead a choinneáil siar bailí a thuilleadh, ní mór an taifead a aistriú chuig an gCartlann Náisiúnta lena scaoileadh don phobal.

An féidir le comhlachtaí aistrithe taifead nach bhfuil ga acu leo a thuilleadh nó nach n-úsáideann siad a thuilleadh a mhilleadh?

Ní féidir. Faoi alt 7(7) den Acht um Chartlann Náisiúnta 1986, toirmisctear aon taifid a mhilleadh mura rud é go ndéanann Stiúrthóir na Cartlainne Náisiúnta cead a thabhairt ar dtús agus go n-eisítear Deimhniú i leith Diúscairt Taifead Roinne.

Baineann sé seo le milleadh taifead páipéar agus le scriosadh taifead leictreonach araon.

D’fhéadfadh sé go mbeidh ar bhaill foirne na Cartlainne Náisiúnta suirbhéireacht a dhéanamh ar thaifid sular féidir Deimhniú a eisiúint.

Maidir le taifid a scanadh ar mhaithe le rochtain nó chun spás a shábháil a mhilleadh, ní féidir iad a mhilleadh mura rud é go n-eisítear Deimhniú i leith Diúscairt Taifead Roinne.

Ní hionann cóip scanta de chomhad páipéir bunaidh agus doiciméad bunaidh agus d’fhéadfadh sé nach mbeadh aon seasamh dlíthiúil aige.

Ní cheadaítear taifid a mhilleadh gan teagmháil a dhéanamh ar dtús leis an Rannán Ábhar Cartlainne agus Seirbhísí Rialtais sa Chartlann Náisiúnta ag query@nationalarchives.ie.

An bhfuil aon eisceachtaí ann i leith na rialach sin?

Ní gá cead a fháil chun ábhar dúblach nó ábhar clóite a mhilleadh. Tá ábhar dúblach aicmithe mar ábhar nach bhfuil aon nótaí ná faisnéis breactha orthu ionas nach ionann iad agus an doiciméad bunaidh.

Má tá aon nótaí nó nótaí dréachtaithe breactha ar dhoiciméad, tagann sé chun bheith ina dhoiciméad bunaidh agus ní féidir é a mhilleadh.

Chun tuilleadh faisnéise a fháil faoi mhilleadh agus faoi choimeád taifead, féach Treoirlínte maidir le Bainistiú Taifead.

An bhfuil ceisteanna agat fós?

Is ceart gach fiosrú faoi bhainistiú taifead rialtais a dhíriú chuig Ábhair Chartlainne agus Seirbhísí Rialtais, an Chartlann Náisiúnta, Sráid an Easpaig, Baile Átha Cliath D08 DF85 (teil: +353-(0)1-4072300, ríomhphost: query@nationalarchives.ie).