Taifid dhlíthiúla

else

legal-records

A

Rochtain ar théarmaíocht agus ar ghiorrúcháin chartlainne

Baineann cartlannaithe úsáid as téarmaí speisialtóireachta le haghaidh a gcuid oibre. Sa ghluais seo, gheofar sainmhínithe a fuarthas ó Chomhairle Idirnáisiúnta na gCartlann (International Council on Archives) Multilingual Archival Terminology database agus ó Threoirlínte na hÉireann maidir le Tuairiscí Chartlainne (Cumann na gCartlannaithe, Éire, 2009). Chun críocha an doiciméid seo, roghnaíodh sainmhínithe a thugann léiriú ar an tuiscint ar théarmaí cartlainne i gcomhthéacs na hÉireann.

Rochtain

An cumas chun úsáid a bhaint as ábhar ó chnuasach aon fhoinse nó ó bhailiúchán, faoi réir rialacha agus coinníollacha.

Sealbhúchán

Grúpa taifead atá curtha chuig an gCartlann Náisiúnta lena gcaomhnú go buan agus le go mbeidh rochtain orthu.

Uimhir shealbhúcháin

An uimhir uathúil nó an cód uathúil a shanntar chun sealbhúchán a shainaithint go buan.

Fabhrúchán

Dara sealbhúchán nó sealbhúchán iardain a chuirtear ag gabháil le bailiúchán atá ann cheana féin. Mar shampla, glacann an Chartlann Náisiúnta le fabhrúcháin gach bliain ó Roinn an Taoisigh ós rud é go leanann an roinn sin de thaifid a chruthú i gcúrsa a cuid oibre.

Cruinneas

A mhéad atá sonraí, faisnéis, doiciméid nó taifid beacht, ceart, dílis, saor ó earráid nó ó shaobhadh, nó bainteach le hábhar.

Éadáil

An próiseas a bhaineann le hábhair stairiúla a shainaithint agus a fháil, ar mhodh tabhartais nó ceannacháin, ó fhoinsí seachtracha, lena n-áirítear ranna agus gníomhaireachtaí rialtais agus na cúirteanna agus, chomh maith leis sin, tabhartais phríobháideacha.

Comhthéacs riaracháin

Struchtúr, feidhmeanna agus nósanna imeachta na timpeallachta eagrúcháin inar cruthaíodh na taifid.

Luach riaracháin

Úsáideacht taifead nó ábhar cartlainne i ndáil le gnó riaracháin reatha a sheoladh agus/nó gnó riaracháin a sheoladh amach anseo.

Gníomhaireacht

Brainse den Stát amhail roinn rialtais nó oifig chúirte a chruthaíonn taifid. Déantar réimír shonrach agus cód sainaitheantais a shannadh do gach gníomhaireacht óna bhfaightear taifid. Féach Roinn Stáit.

Nóta

Nóta a chuirtear le taifead bunaidh nó a chuirtear i gceangal le taifead bunaidh.

Measúnacht

An próiseas a bhaineann le cinneadh a dhéanamh maidir leis an bhfad ama ar lena linn is ceart taifid a choimeád.

Ábhar cartlainne

Taifead lena ngabhann luach marthanach nó luach ó thaobh cúrsaí dlí de, ar taifead é a sholáthraíonn fianaise ar ghníomhaíochtaí duine nó institiúide.

Cartlann

Gníomhaireacht nó institiúid ar a bhfuil freagracht i ndáil le taifid lena ngabhann luach marthanach agus ar gá iad a chaomhnú go buan mar ábhair chartlainne a chaomhnú agus i ndáil le rochtain a chur ar fáil ar na taifid sin.

Tuairisc chartlainne

An próiseas a bhaineann le taifead nó bailiúchán taifead a anailísiú agus a eagrú agus le mionsonraí faoi na gnéithe foirmiúla díobh a thaifeadadh, is é sin, gnéithe amhail cruthaitheoir, teideal, dátaí, méid agus inneachar, d’fhonn sainaithint agus bainistiú an tsaothair a éascú agus d’fhonn tuiscint ar an saothar a éascú.

Taisclann ábhar cartlainne

Áit ina dtaisctear taifid chartlainne.

Cartlannaí

Duine ar a bhfuil freagracht i ndáil le taifid lena ngabhann luach marthanach a mheas, a fháil, a chur in eagar, a thuairisciú agus a chaomhnú, agus i ndáil le rochtain a thabhairt orthu, de réir na bprionsabal a bhaineann le foinse, le hord bunaidh agus le rialú ar bhailiúchán iomlán d’fhonn barántúlacht agus comhthéacs na n-ábhar a chosaint.

Cur in eagar

An próiseas a bhaineann le taifid a eagrú a mhéid a bhaineann lena bhfoinse agus ina n-ord bunaidh, d’fhonn a gcomhthéacs a chosaint agus d’fhonn rialú fisiciúil nó intleachtúil a bhaint amach i ndáil leis na hábhair.

Rian iniúchta

Faisnéis atá ann i dtaifid chun rianú a dhéanamh ar idirbheart ó thús go deireadh, rud a fhágann gur féidir athbhreithniú a dhéanamh i dtaobh ar cuireadh an t-idirbheart i gcrích de réir beartais iomchuí agus caighdeáin iomchuí.

Doiciméad (doiciméid) ina luaitear na hidirghníomhaíochtaí go léir leis na taifid laistigh de chóras leictreonach ina ndéantar aon rochtain ar an gcóras a thaifeadadh de réir mar a tharlaíonn sí.

Barántúlacht

Cáilíocht taifid a léiríonn gurb ionann an taifead agus an méid a airbheartaítear ina leith agus go bhfuil sé saor ó chrioscaíl nó ó éilliú.

Cóip bharántúil

Leagan atáirgthe atá deimhnithe go hoifigiúil, go háirithe ionas go bhféadfar é a ghlacadh i bhfianaise.

Féach Cóip dheimhnithe.

Taifead barántúil

Taifead ar léir ina leith gurb ionann é agus an méid a airbheartaítear ina leith agus go bhfuil sé saor ó chrioscaíl nó ó éilliú.

Rialú údaráis

An próiseas a bhaineann leis an bhfoirm is fearr le haghaidh ceannteidil atá le húsáid i gcatalóg, amhail ainm dílis nó ábhar, agus á chinntiú go n-úsáidtear na ceannteidil sin i ngach catalóg.

Cúltaca

Cóip de na bogearraí go léir nó de gach comhad sonraí, nó de chodanna díobh, is é sin, bogearraí nó comhaid nó sonraí ar chóras a choimeádtar ar mheáin stórála, amhail téip nó diosca, nó ar chóras ar leithligh ionas gur féidir na comhaid a aisghabháil má scriostar na sonraí bunaidh nó má dhéantar damáiste dóibh.

Nóta beathaisnéise

Cuid de thaifead catalóige nó d’áis aimsithe a chuireann na hábhair i gcomhthéacs trí bhunfhaisnéis a sholáthar faoi chruthaitheoir nó údar na n-ábhar.

Digitghinte

Taifead bunaidh a cruthaíodh i bhformáid dhigiteach. Taifead páipéir a scanadh chuig córas leictreonach ach nach taifead digitghinte é.

Féach Scanadh cúlghabhálach.

Gabháil

Gníomh a dhéantar d’aon turas agus as a leanann clárú taifid i gcóras coimeádta taifead. Maidir le gníomhaíochtaí airithe gnó, d’fhéadfadh an gníomh sin a bheith deartha mar chuid de chórais leictreonacha ionas go dtarlaíonn gabháil taifead i gcomhthráth le cruthú taifead.

Cás-chomhaid

Bailiúchán doiciméad (comhad) a bhaineann le himscrúdú ar leith nó a thacaíonn le gníomh éigin riaracháin.

Clárlann lárnach

Aonad Roinne nó Stáit ar a bhfuil freagracht i ndáil le taifid reatha agus/nó taifid leathreatha a chruthú, a rialú agus a chothabháil.

Cóip dheimhnithe

Is é atá i gceist le cóipeanna deimhnithe ná cóipeanna oifigiúla lena ngabhann litir mar aon le séala barántúlachta na Cartlainne Náisiúnta i gcomhair taifid a bhfuil gá leo chun críocha dlí.

Oifigeach deimhniúcháin

Duine a gceapann Ard-Rúnaí Roinne Stáit, nó oifigeach coibhéiseach de chuid Roinn Stáit, é nó í  faoi Rialachán 3(1) de na Rialacháin fán Acht um Chartlann Náisiúnta 1986, 1988 chun formhaoirseacht a dhéanamh ar chur i bhfeidhm an Achta um Chartlann Náisiúnta 1986 agus na Rialachán fán Acht um Chartlann Náisiúnta 1986, 1988 laistigh dá Roinn Stáit.

Slabhra coimeádta

Na hoifigí nó na daoine a raibh corpas doiciméad faoina gcoimeád acu, i ndiaidh a chéile, ó thráth cruthaithe an chorpais go dtí go bhfuair an Chartlann Náisiúnta é.

Dáta croineolaíoch

An dáta (agus an t-am den lá, b’fhéidir) a bhaineann le cruthú taifid, ar faisnéis í ar chuir údar an taifid, nó an córas leictreonach, thar ceann an údar,  isteach í le linn an taifead a thiomsú.

Aicme

Grúpa doiciméad, nó fo-roinn inaitheanta de chuid sraith, grúpa taifead nó ábhar cartlainne, lena ngabhann saintréithe comhchoiteanna ní an luach céanna cartlainne. Uaireanta, baintear úsáid as an téarma seo sa chiall a bhaineann le sraith.

Aicmiú

Sainaithint chórasach agus eagrú córasach gníomhaíochtaí gnó agus/nó taifead ina gcatagóirí de réir gnáis, modhanna agus rialacha nós imeachta atá struchtúrtha go loighiciúil i gcóras aicmiúcháin chun cabhrú le húsáid ghnó, le rochtain leantach agus le coimeád cuí agus diúscairt chuí.

Scéim aicmiúcháin

Plean i leith sainaithint chórasach agus eagrú córasach gníomhaíochtaí agus taifead gnó ina gcatagóirí de réir gnáis, modhanna agus rialacha nós imeachta atá struchtúrtha go loighiciúil.

Córas aicmiúcháin

Córas ar dá réir a dhéantar ábhar a chomhdú faoi mhórtheideal agus faoi fho-cheannteidil a ghabhann leis an mórtheideal.

Comhad dúnta

Comhad ina bhfuil taifid a gineadh trí phróiseas atá tugtha chun críche agus nach dóigh go gcuirfear aon fhaisnéis bhreise leis; scoith-chomhad.

Comhad atá srianta agus nach bhfuil rochtain oscailte ann ina leith do thaighdeoirí sa seomra léitheoireachta.

Bailiúchán

Grúpa saorga doiciméad atá carntha le chéile ar bhonn saintréith chomhchoiteann éigin beag beann ar fhoinse na ndoiciméad sin. Ní ceart an téarma seo a mheascadh le cnuasach cartlainne aon fhoinse.

Iomláine

Gach céim riachtanach a bheith curtha i gcrích.

Caomhnú

Ábhair chartlainne a dheisiú nó a chobhsú chun a chinntiú go maireann siad ina bhfoirm bhunaidh ar feadh tréimhse chomh fada agus is féidir.

An ghairm atá tiomnaithe i leith maoin chultúir a chaomhnú don todhchaí trí scrúdú, trí dhoiciméadú, trí chóireáil agus trí chúram coisctheach, ar nithe iad sin a dhéantar le tacaíocht ó thaighde agus ó oideachas.

Comhthéacs

An creat ina ndéantar taifead a chruthú, a úsáid agus a chothabháil.

Tiontú

Próiseas athraithe taifead ó mheán áirithe amháin go meán eile nó ó fhormáid áirithe amháin go formáid eile.

Cóip

Dúblach iomlán nó dúblach páirteach doiciméid bunaidh.

Cóipcheart

Ceart maoine lena gcosnaítear leasanna údar nó cruthaitheoirí eile saothar i meáin inláimhsithe (nó ceart maoine an duine aonair nó na heagraíochta dár sannadh cóipcheart) tríd an gcumas a thabhairt dó/di rialú a dhéanamh ar atáirgeadh, ar fhoilsiú, ar oiriúnú, ar chur ar taispeáint nó ar thaibhiú a s(h)aothair.

Na dátaí lena mbaineann

Dátaí na n-ítimí is sine agus is déanaí i mbailiúchán, i sraith nó i gcomhad.

Cruthaitheoir

An Roinn Stáit, an ghníomhaireacht, an comhlacht corparáideach nó an duine aonair ar a bhfuil freagracht i ndáil le cruthú, carnadh nó cothabháil taifead.

Taifead reatha

Taifid a úsáidtear go rialta ar mhaithe le seoladh gnó reatha gníomhaireachta, institiúide nó eagraíochta agus ar taifid iad, dá bhrí sin, a leantar de bheith á gcothabháil ina n-ionad tionscnaimh; taifid ghníomhacha.

Coimeád

An fhreagracht i ndáil le cúram doiciméad ar bhonn shealbhú fisiciúil na ndoiciméad sin. Ní í gcónaí a áiríonn coimeád úinéireacht dhlíthiúil ná an ceart chun rochtain ar thaifid a rialú.

Sonraí

Fíorais, smaointe nó píosaí scoite faisnéise, go háirithe nuair atá an t-ábhar sin san fhoirm a bailíodh ar dtús gan anailísiú.

Bunachar sonraí

Tiomsú struchtúrtha sonraí a bhfuil gaolmhaireacht loighiciúil ann ina leith agus é ceaptha chun bheith oiriúnach d’fheidhmchláir éagsúla ach bainistíocht neamhspleách á déanamh orthu.

Eilimint sonraí

Aonad faisnéise de réir mar a shainmhínítear laistigh de chóras faisnéise agus, de ghnáth, comhfhreagraíonn sé réimse i dtaifead i mbunachar sonraí nó i bhfoirm chlóite.

Sláine sonraí

Gan sonraí a bheith modhnaithe d’aon ghnó nó de thaisme gan údarú cuí.

Díshealbhú

An próiseas ar dá réir a scarann cartlann go foirmiúil le hábhar atá faoina coimeád. D’fhéadfadh sé go ndéanfaidh cartlann ábhar a dhíshealbhú ós rud é go bhfuil athmheasúnú déanta ar an ábhar agus go bhfuil cinneadh déanta mar thoradh air sin nach n-oireann sé do shealúchais na cartlainne, ós rud é gur iarr an t-úinéir dlíthiúil na hábhair a thabhairt ar ais go buan, nó ós rud é go bhfuil an institiúid lena mbaineann tar éis aontú na hábhair a aistriú chuig taisclann eile.

Taifead Roinne

Tá míniú ar thaifead Roinne le fáil in alt 2(2) den Acht um Chartlann Náisiúnta 1986 agus folaíonn sé leabhair, léarscáileanna, pleananna, líníochtaí, páipéir, comhaid, grianghraif, scannáin, micreascannáin agus taifid mhicreagrafacha eile, taifeadtaí fuaime, taifid phictiúrtha, téipeanna maighnéadacha, dioscaí maighnéadacha, dioscaí optúla nó fís-dioscaí, taifid eile inléite ar innill, ábhar doiciméadach nó ábhar próiseáilte eile, ar nithe iad a dhéanann nó a fhaigheann Roinn Stáit agus a choimeádann an Roinn Stáit sin i gcúrsa a gnó.

Roinn Stáit

Is é atá sa mhíniú ar Roinn Stáit in alt 1(2) den Acht um Chartlann Náisiúnta 1986 ná gach roinn rialtais, gach oifig chúirte, na comhlachtaí atá liostaithe sa sceideal a ghabhann leis an Acht agus ‘aon chomhlacht ar coiste, coimisiún nó binse fiosrúcháin é a cheapfaidh an Rialtas, comhalta den Rialtas nó an tArd-Aighne ó am go ham’.

Taisceadh

Doiciméid a chur faoi choimeád cartlainne gan an teideal dlíthiúil a aistriú.

Cur Síos

Féach Cur síos cartlainne.

Caomhnú digiteach

Comhchuid riachtanach de chuid na cartlannaíochta digití, rud a chinntíonn fad saoil réada leictreonaigh. Clúdaíonn caomhnú digiteach na próisis agus na hoibríochtaí atá i gceist le linn deimhin a dhéanamh de go maireann taifid bharántúla leictreonacha thar am ó thaobh cúrsaí teicniúla agus intleachtúla de (amhail faireachán leanúnach, aistriú agus stóráil taifead agus bainistiú na meiteashonraí lena dtugtar tuairisc ar thionscnamh agus ar chóireáil leanúnach an taifid).

Taifead digiteach

Taifead i bhfoirm leictreonach.

Dioplómaitic

An disciplín trína ndéantar staidéar ar bhunús, ar fhoirmeacha agus ar tharchur doiciméad cartlainne, agus ar an mbaint atá acu leis na fíorais atá á léiriú iontu agus lena gcruthaitheor, d’fhonn a bhfíor-chineál a chur in iúl.

Plean i leith tubaiste

Beartais, nósanna imeachta agus faisnéis trína gcinntear na gníomhaíochtaí cuí chun téarnamh a dhéanamh ón tionchar a imríonn cur isteach gan choinne ar oibríochtaí, cibé acu tubaiste nádúrtha nó tubaiste de dhéantús an duine, agus chun an tionchar sin a mhaolú.

Diúscairt

Taifid, go háirithe taifid neamhreatha, a aistriú chuig a staid deiridh, is é sin le rá, iad a dhiúscairt nó iad a aistriú chuig an gCartlann Náisiúnta. Is sárú ar alt 7 den Acht um Chartlann Náisiúnta 1986 é taifid roinne a dhiúscairt gan údarú a fháil ó Stiúrthóir na Cartlainne Náisiúnta.

Cur de láimh

An raon próiseas a ghabhann le cur i bhfeidhm cinntí maidir le coimeád, milleadh nó aistriú, ar cinntí iad a thuairiscítear in údaráis maidir le cur de láimh agus in ionstraimí eile.

Doiciméad

Faisnéis taifeadta beag beann ar an meán nó ar shaintréithe.

Dréacht

Garbhleagan nó réamhleagan de dhoiciméad, a choimeádtar mar fhianaise uaireanta.

Taifead leictreonach

Taifead a stóráiltear go huathoibríoch, beag beann ar na meáin atá i gceist nó gan spleáchas ar an bhformáid bhunaidh inar cruthaíodh é, seachas é a bheith stóráilte i gcóip chrua (i.e. ar pháipéar).

Ábhar gearrshaolach

Ábhair ar ábhair chlóite iad de ghnáth agus iad cruthaithe le haghaidh cuspóir teoranta ar leith agus, i gcoitinne, tá siad ceaptha lena gcur de láimh tar éis iad a úsáid.

Fianaise

Baineann fianaise le taifid de chuid idirbheart gnó ar féidir a thaispeáint ina leith gur cruthaíodh iad i ngnáthchúrsa gníomhaíocht ghnó agus go bhfuil siad neamhthruaillithe agus iomlán. Is fianaise iad i dtaobh conas a sheol gníomhaireacht nó duine a ghnó/gnó, lena n-áirítear cinntí, gníomhartha, neamhchinntí agus neamhghníomhartha.

Luach ó thaobh fianaise de

Cáilíocht atá ag doiciméid, ar cáilíocht í a sholáthraíonn faisnéis faoi thionscnamh, faoi fheidhmeanna agus faoi ghníomhaíochtaí a gcruthaitheora.

Comhad

Aonad eagraithe taifead a ghrúpáiltear agus a bhainistítear mar réad scoite ós rud é go ndéileálann siad leis an ngníomhaíocht chéanna nó leis an idirbheart céanna. Is féidir le comhad a bheith fisiciúil nó leictreonach. Mar shampla, comhad pearsanra nó iarratas ar dheontas ina bhfuil foirm iarratais agus doiciméid tacaíochta.

Áis aimsithe

Tuairisc ar thaifid lena ndéantar rialú fisiciúil agus rialú intleachtúil ar na taifid a thabhairt don taisclann agus lena gcabhraítear d’úsáideoirí rochtain agus tuiscint a fháil ar na taifid.

Cnuasach aon fhoinse

Corpas iomlán taifead de chuid eagraíochta, teaghlaigh nó duine aonair, ar taifid iad a cruthaíodh agus a carnadh mar thoradh ar phróiseas orgánach a léiríonn feidhmeanna an chruthaitheora.

Treoir

Tuairisc leathan ar na sealúchais atá ag cartlann amháin nó níos mó, ar tuairisc í a bhaineann le leibhéal bailiúcháin de ghnáth.

Hipirthéacs

Modh ina gcuirtear faisnéis dhigiteach i láthair agus ina gcumasaítear comhaid ghaolmhara agus eilimintí sonraí a idirnascadh, seachas breathnú orthu i seicheamh líneach; de ghnáth, bíonn sé idirdhealaithe ón ngnáth-théacs i ndoiciméad trí dhath eile a úsáid, trí fholíniú a dhéanamh ní tríd an dá ní sin a dhéanamh.

Íomháú

An próiseas a bhaineann le doiciméid a chóipeáil trína n-íomhá a atáirgeadh trí fhótagrafaíocht, trí mhicreagrafaic nó trí scanadh.

Faisnéis

Sonraí taifeadta.

Luach ó thaobh faisnéise de

Úsáideacht nó suntasacht taifead ar bhonn a n-inneachair, gan spleáchas ar aon luach intreach nó aon luach ó thaobh fianaise de.

Rialú intleachtúil

An rialú a bhunaítear ar ábhar cartlainne trí fhaisnéis a sholáthar in áiseanna aimsithe maidir le foinse, cur in eagar, comhdhéanamh, scóip, inneachar ó thaobh faisnéise de agus gaolmhaireachtaí inmheánacha agus seachtracha an ábhair lena mbaineann.

Cearta maoine intleachtúla

Idé, rún, marc nó léiriú lena ngabhann cearta maoine a chruthaítear trí iarrachtaí intleachtúla agus/nó fionnachtana cruthaitheora agus ar cearta iad atá inchosanta de ghnáth faoin dlí a bhaineann le paitinní, trádmhairc nó cóipcheart nó faoi dhlíthe eile.

Ítim

An t-aonad cartlainne doroinnte is lú ó thaobh cúrsaí intleachtúla de e.g. litir, meabhrán, tuarascáil, grianghraf, taifeadadh fuaime.

Tuairisc ar leibhéal ítime

An t-aonad cartlainne doroinnte is lú ó thaobh cúrsaí intleachtúla de (e.g. litir, meabhrán, tuarascáil nó grianghraf). Tagann méadú ar ítimí chun aicmí nó sraitheanna a fhoirmiú.

Idir-inoibritheacht

An cumas atá ag córais éagsúla leas a bhaint as faisnéis, agus faisnéis a mhalartú, trí fhormáid chomhroinnte. Éascaíonn caighdeáin idir-inoibritheacht.

Coimeád dlíthiúil

An fhreagracht i ndáil le cúram doiciméad ar bhonn shealbhú fisiciúil na ndoiciméad sin. Ní í gcónaí a áiríonn coimeád úinéireacht dhlíthiúil ná an ceart chun rochtain ar thaifid a rialú.

Luach dlíthiúil

Úsáideacht taifid maidir le reachtanna agus rialacháin a chomhlíonadh, mar fhianaise in imeachtaí dlíthiúla, mar chruthúnas dlíthiúil ar idirbhearta gnó nó chun cearta agus leasanna duine aonair nó eagraíochta a chosaint.

Leibhéil ó thaobh cur in eagar de

Na deighiltí ordlathais, intleachtúla agus fisiciúla a úsáidtear i mbainistíocht ábhar cartlainne, lena n-áirítear taisclanna, grúpaí taifead, cnuasaigh aon fhoinse, bailiúcháin, foghrúpaí, sraitheanna, foshraitheanna, comhaid agus ítimí.

Leibhéil tuairisce

Leibhéal ó thaobh chur in eagar an aonaid atá á thuairisciú e.g. cnuasach aon fhoinse, sraith, bailiúchán, comhad, ítim.

Innéacs suímh

Áis aimsithe, i lámhleabhar nó i bhformáid leictreonach, ina soláthraítear suíomh fisiciúil na sealúchas go léir sa taisclann.

Taifead atá inléite ar inneall

Taifid atá ann i meán nó i bhformáid a bhfuil gá le feiste mheicniúil chun iad a dhéanamh intuigthe do dhaoine.

Lámhscríbhinn

Doiciméad lámhscríofa nó clóscríofa. Tugtar ‘clóscríbhinn’ mar ainm níos beaichte ar dhoiciméad clóscríofa; doiciméid de chineál lámhscríbhinne is ea iad doiciméid lena ngabhann luach nó suntasacht staire nó litríochta.

Meán

An t-ábhar, an coimeádán agus/nó an t-iomprán fisiciúil a ndéantar faisnéis a thaifeadadh ann nó air (i.e. táibléad cré, paipír, páipéar, pár, scannán, téip maighnéadach).

Meiteashonraí

Sonraí lena dtuairiscítear comhthéacs, inneachar agus struchtúr taifead agus an bhainistíocht atá déanta ina leith thar am.

Eilimint mheiteashonraí

Comhchuid scoite de chuid meiteashonraí.

Scéimre meiteashonraí

Creat lena ndéantar sraith caighdeánach eilimintí meiteashonraí agus a n-idirghaolmhaireachtaí a shonrú agus a thuairisciú, ar eilimintí agus idirghaolmhaireachtaí iad nach mór iad a thaifeadadh d’fhonn sainaithne taifead agus barántúlacht taifead a chinntiú. Soláthraíonn scéimrí comhréir fhoirmiúil (nó struchtúr foirmiúil) agus séimeantaic (nó sainmhínithe) le haghaidh na n-eilimintí meiteashonraí.

Micrifhís

Leathán trédhearcach solúbtha scannáin ar a bhfuil roinnt micri-íomhánna atá curtha in eagar ina rónna cothrománacha agus ina gcolúin ingearacha, agus ceanntásc ag gabháil leo.

Micreascannán

Próisis fhótagrafacha a úsáid chun íomhánna an-bheag d’ábhar bunaidh a tháirgeadh ar bhun scannáin. Déantar micreascannú caomhantais chun íoslaghdú a dhéanamh ar láimhseáil agus ar úsáid taifead leochaileach agus chun caomhnú agus úsáid na dtaifead sin a fheabhsú.

Aistriú

Taifid a bhogadh ó chóras amháin go córas eile agus, ag an am céanna, a mbarántúlacht, a n-iomláine, a n-iontaofacht agus a n-inúsáidteacht a choimeád ar bun. Is é atá i gceist le haistriú ná sraith tascanna eagraithe atá ceaptha chun ábhar digiteach a aistriú ó thráth go chéile ó chumraíocht chrua-earraí amháin go ceann eile, nó ó ghlúin áirithe teicneolaíochta go ceann eile.

An modh tarchurtha

Modh tarchurtha taifid (e.g. le facs).

Tuairisc il-leibhéil

Áis aimsithe nó uirlis eile rochtana ina gcuimsítear tuairiscí idirghaolmhara ar leithligh ar an taifead iomlán nó ar chodanna de, agus ina léirítear ordlathas na n-ábhar atá á dtuairisciú.

Taifead neamhreatha

Taifid nach n-úsáidtear a thuilleadh i gcúrsa laethúil gnó ach ar taifid iad a chaomhnaítear agus a úsáidtear ó thráth go chéile ar mhaithe le cuspóirí dlí, staire nó oibríochta. Féach freisin: Taifid reatha, Taifid leathreatha.

Taifead oifigiúil

Cóip iomlán, chríochnaitheach, údaraithe de thaifead, go háirithe an chóip ar a bhfuil síniú nó séala bunaidh. Féach Taifead Roinne.

Comhad oscailte

Comhad a bhfuil doiciméid á gcur leis i gcónaí.

Leagan bunaidh

An chéad leagan iomlán, éifeachtach de thaifead atá ainmnithe mar an taifead oifigiúil.

Luach buan

Na luachanna riaracháin, fioscacha, dlíthiúla, fianaise agus/nó faisnéise ar dá réir a thugtar údar do chaomhnú buan nó éiginnte na dtaifead mar ábhair chartlainne.

Páipéir phearsanta

Doiciméid a chruthaigh nó a fuair duine aonair, nó a bhfuair duine aonair seilbh orthu, i gcúrsa a ghnóthaí/gnóthaí agus atá caomhnaithe ina n-ord bunaidh (más ann d’ord den sórt sin).

Rialú fisiciúil

An rialú atá bunaithe ar na gnéithe fisiciúla na ndoiciméad (amhail formáid, cainníocht nó suíomh) atá á gcoinneáil i gcartlann. Ní gá go dtuigtear teideal dlíthiúil a bheith ann mar thoradh ar rialú fisiciúil.

Foirm fhisiciúil

An chuma foriomlán, an chumraíocht fhoriomlán nó an cruth foriomlán a dhíorthaíonn ó shaintréithe doiciméid, gan spleáchas d’inneachar intleachtúil.

Cóip phléineáilte

Dúblach de dhoiciméad bunaidh a úsáidtear chun críocha faisnéise amháin. D’fhéadfadh sé nach ngabhann aon seasamh dlíthiúil le cóip phléineáilte. Féach Cóip dheimhnithe.

Beartas

Plean foriomlán ardleibhéil, ina gcuimsítear sraith prionsabal, ina nglactar le haidhmeanna ginearálta de chuid na Roinne Stáit lena mbaineann, agus a úsáidtear chun cinntí a bhunú air.

Comhad beartais

Comhad ina ndéantar doiciméadú ar fhorbairt agus ar chur i bhfeidhm plean fhoriomláin ardleibhéil agus sraithe prionsabal.

Caomhantas

Próisis agus oibríochtaí a íoslaghdaíonn meath ceimiceach agus meath fisiceach thar am agus a choisceann cailleadh faisnéise. Áiríonn sé sin stóráil, cosaint agus cothabháil taifead ar mhodh optamach agus d’fhéadfadh sé gurb é a bheadh i gceist ná athfhormáidiú más gá sin. Féach Caomhnú.

Creat caomhantais

Na rialuithe iomlána seachtracha, idir rialuithe cartlainne agus rialuithe institiúideacha, a léirítear mar shintéis chomhleanúnach ceanglas maidir le caomhnú taifead (digiteach).

Caomhnú trí mhicreascannánú

Micreascannán a dhéantar trí úsáid a bhaint as ábhair agus as teicníochtaí trína gcinntítear rochtain leantach ar ábhair atá i ndrochriocht nó trína gcosnaítear na leaganacha bunaidh ar láimhseáil arís agus arís eile.

Toimhde maidir le barántúlacht

Tátal maidir le taifead a bheith barántúil, ar tátal é a dhéantar ar bhonn fíorais atá ar eolas faoin modh inar cruthaíodh agus inar cothabháladh an taifead lena mbaineann.

Luach príomhúil

An luach atá ag taifid/ábhair chartlainne, de bhua a n-inneachair, i ndáil le seoladh leantach an ghnó ba chúis lena gcruthú.

Ábhair chartlainne phríobháideacha

Taifid nó ábhair chartlainne de thionscnamh neamhrialtasach atá taiscthe sa Chartlann Náisiúnta nó ar cheannaigh an Chartlann Náisiúnta iad.

Comhthéacs nós imeachta

An nós imeachta gnó ar lena linn a chruthaítear taifead.

Nós imeachta

Treoracha, foilseáin agus/nó modheolaíochtaí eile atá le leanúint d’fhonn tascanna a chur i gcrích ar mhodh intuartha ordúil.

Cúrsaí dílseánachta

Baineann sé seo le teicneolaíocht crua-earraí, le feidhmchláir bhogearraí agus/nó le formáidí comhaid, agus baineann sé le staid ina bhfuil úinéireacht phríobháideach agus rialú príobháideach i gceist.

Tionscnamh

Faisnéis maidir le tionscnamh, coimeád agus úinéireacht taifid (taifead).

Taifead poiblí (Taifid phoiblí)

Féach Taifead Roinne.

Oifig na dtaifead Poiblí in Éirinn

Institiúid a bunaíodh faoin Public Record Office (Ireland) Act 1867 ar mhaithe le caomhnú buan taifead poiblí agus ar mhaithe le rochtain ar na taifid sin a éascú do thaighdeoirí. Rinneadh Oifig na dTaifead Poiblí in Éirinn a chumasc le hOifig na Stát-Pháipéar chun an Chartlann Náisiúnta a fhoirmiú de réir théarmaí an Achta um Chartlann Náisiúnta 1986.

Taifead

Féach Taifead Roinne.

Tréithe taifid

Saintréith sainmhínitheach de chuid taifid nó eilimint taifid (e.g. ainm an údair).

Taifead stáit

Féach Taifead Roinne.

Aitheantas taifid

Carachtar sainiúil taifid atá inaitheanta trí na saintréithe uathúla a bhaineann leis agus a idirdhealaíonn é ó thaifid eile.

Iomláine taifid

Cáilíocht a fhágann go bhfuil sé iomlán agus gan athrú mar thoradh ar chailleadh, cur isteach nó éilliú.

Coimeád taifead

Cruthú córasach, úsáid chórasach, cothabháil chórasach agus diúscairt chórasach taifead chun riachtanais agus freagrachtaí de chineál riaracháin, cláir, dlí agus airgeadais a chomhlíonadh.

Córas coimeádta taifead

Beartais chomhordaithe agus nósanna imeachta comhordaithe trína gcumasaítear taifid a bhailiú, a chur in eagar agus a chatagóiriú d’fhonn bainistíocht na dtaifead a chumasú, lena n-áirítear caomhnú, aisghabháil, úsáid agus cur de láimh na dtaifead lena mbaineann.

Contanam taifead

Is é atá i gcontanam taifead ná an fad iomlán atá taifead ar marthain. Baineann sé le córas comhsheasmhach comhleanúnach próiseas bainistíochta ó thráth cruthaithe na dtaifead (agus roimh chruthú na dtaifead, i ndearadh na gcóras coimeádta taifead) go dtí tráth diúscartha na dtaifead nó go dtí tráth a gcaomhnaithe mar ábhair chartlainne.

Cruthaitheoir taifead

Féach Cruthaitheoir.

Cód tagartha

Uimhir nó cód a shanntar chun taifead nó cnuasach aon fhoinse a shainaithint go huathúil.

Cóip thagartha

Cóip de thaifead a choinnítear ar mhaithe le rochtain éasca a fháil ar an bhfaisnéis atá ann, seachas a luach intreach nó fianaiseach.

Clár

Doiciméad, ar imleabhar é de ghnáth, ina ndéantar sonraí d’aon chineál a iontráil go rialta mar thoradh ar údarás reachtúil nó ós rud é go meastar go bhfuil na sonraí a bheith sách tábhachtach lena dtaifeadadh go cruinn agus go foirmiúil.

 

Clárú

An próiseas a bhaineann le faisnéis a chlárú i gclár.

Clárlann

Rannán laistigh d’eagraíocht ar a bhfuil freagracht i ndáil le taifid a thaifeadadh, a rialú agus a chothabháil.

Córas Clárlainne

Na beartais agus na nósanna imeachta lena rialaítear taifeadadh agus cothabháil taifead laistigh d’eagraíocht trí úsáid a bhaint as cláir fhoirmiúla, as liostaí foirmiúla agus as innéacsanna foirmiúla.

Blianta de réir réimeas rí/banríona

Ón mbliain 1189 ar aghaidh i Sasana, rinneadh doiciméid oifigiúla a dhátú trí úsáid a bhaint as bliain an rí/na banríona a bhí i réim. Tosaíonn gach bliain den sórt sin ar chothromdháta an lae a tháinig an rí/an bhanríon i gcomharbacht ar an gcoróin (e.g. ba í an bhliain 1509 an bhliain inar tháinig Henry VIII i gcomharbacht ar choróin Shasana agus is féidir é a lua mar ‘1 Hen. 8’).

Iontaofacht

Cáilíochtaí de chuid taifid a léiríonn a bharántúlacht thar thréimhse ama.

Atáirgeadh

An próiseas a ghabhann le giniúint cóipe.

Respect des fonds

An prionsabal ar dá réir nach mór taifid duine, teaghlaigh nó comhlachta chorparáidigh a choinneáil le chéile ina n-ord bunaidh, más ann don ord sin agus má cothabháladh é, agus gan iad a mheascadh nó a chónascadh le taifid duine eile nó comhlachta chorparáidigh eile.

Urraim don ord bunaidh

An prionsabal ar dá réir is ceart taifid de thionscnamh aonair a choimeád de réir an leagain amach a bhunaigh an cruthaitheoir, lena n-áirítear uimhreacha tagartha, d’fhonn gaolmhaireachtaí atá ann cheana féin, mar aon le suntasacht fhianaiseach agus úsáideacht áiseanna aimsithe an chruthaitheora, a chaomhnú.

Sceideal coimeádta agus diúscartha

Doiciméad cuimsitheach ina sainaithnítear agus ina dtuairiscítear taifid eagraíochta, ar leibhéal sraithe de ghnáth, agus léiriú á thabhairt ar an bhfad ama ar lena linn is ceart gach sraith a choimeád agus ar an tráth ar ceart í a chaomhnú go buan mar ábhar cartlainne agus a aistriú chuig an gCartlann Náisiúnta nó a dhiúscairt de réir fhorálacha alt 7 den Acht um Chartlann Náisiúnta 1986.

Scanadh cúlghabhálach

Digitiú taifead a bhí i bhformáid pháipéir ar dtús agus iad a thógáil isteach i gcóras bainistithe doiciméad leictreonach.

Is sárú ar alt 7 den Acht um Chartlann Náisiúnta 1986 é taifid bhunaidh pháipéir, lena n-áirítear taifid a scanadh go cúlghabhálach,  a dhiúscairt gan údarú a fháil ó Stiúrthóir na Cartlainne Náisiúnta.

Sampláil

An próiseas a bhaineann le hítimí a roghnú as bailiúchán chun léiriú a thabhairt ar an mbailiúchán ina iomláine.

Séala

Dísle/maitrís, déanta as miotal de ghnáth, agus é/í greanta intaglio in éineacht leis an bhfeiste nó leis an dearadh, rud a úsáidtear chun séala a tháirgeadh trí bhrú a chur i bhfeidhm. Is féidir dearadh ar aon taobh amháin a bheith i gceist le díslí nó is féidir péirí a bheith ann d’fhonn dearthaí neamhchosúla a tháirgeadh go comhuaineach i ngach séala ar leith.

Giota céarach, luaidhe nó ábhair eile a bhfuil imprisean rilífe déanta air ó shéala, agus é greamaithe de dhoiciméad, nó curtha i gceangal le héadan an doiciméid, rud a d’fhóin mar mhodh fíordheimhnithe i dtosach báire; úsáidtear é freisin chun doiciméad a dhúnadh.

Luach tánaisteach

Cumas doiciméad chun fónamh mar fhianaise ar fhoinsí faisnéise do dhaoine agus d’eagraíochtaí seachas cruthaitheoir na ndoiciméad lena mbaineann; Féach Luach príomhúil.

Roghnú

An próiseas a bhaineann le sainaithint ábhar atá le caomhnú mar gheall ar a luach marthanach, go háirithe na hábhair sin atá le haistriú go fisiciúil chuig cartlann.

Sraith

Doiciméid atá curtha in eagar de réir córas comhdúcháin nó a chothabháiltear mar aonad ó tharla go leanann siad as an bpróiseas céanna carntha nó comhdaithe, nó as an ngníomhaíocht chéanna; ó tharla go bhfuil foirm ar leith acu; nó ó tharla go bhfuil gaolmhaireacht eile ann a éiríonn as an tslí inar cruthaíodh, ina bhfuarthas nó inar úsáideadh iad. Tugtar sraith taifead ar shraith freisin.

Síniú

Ainm, inisealacha nó marc sainiúil eile a úsáideann duine aonair.

Oifig na Stát-Pháipéar

Institiúid a bunaíodh sa bhliain 1702 ar mhaithe le buanchaomhnú thaifid lucht riaracháin na Breataine in Éirinn. Rinneadh Oifig na Stát-Pháipéar a chumasc le hOifig na dTaifead Poiblí in Éirinn chun an Chartlann Náisiúnta a fhoirmiú de réir théarmaí an Achta um Chartlann Náisiúnta 1986.

Fochnuasach aon fhoinse

Foroinn de chuid cnuasaigh ina gcuimsítear corpas taifead gaolmhar a chomhfhreagraíonn d’fho-rannáin sa ghníomhaireacht nó san eagraíocht tionscnaimh nó do ghrúpálacha geografacha, croineolaíocha nó feidhmiúla, nó do ghrúpálacha den tsamhail chéanna, i dtaca leis an ábhar de.

Foshraith

Corpas doiciméad laistigh de shraith agus é in-idirdhealaithe go héasca ón tsraith iomlán mar thoradh ar shocrú comhdúcháin, ar chineál, ar fhoirm nó ar inneachar.

Taifead tacaíochta

Taifid nach gá iad a dhéanamh ach a chruthaítear chun doiciméadú agus míniú a chur ar fáil maidir le gníomh éigin.

Teideal

Focal nó frása trína sainaithnítear aonad tuairiscithe.

Córas iontaofa coimeádta taifead

Na rialacha go léir lena rialaítear cruthú, cothabháil, úsáid agus cur de láimh thaifid an chruthaitheora agus lena soláthraítear dóchúlacht imthoisceach maidir le barántúlacht taifead, agus na huirlisí agus na sásraí a úsáidtear chun na rialacha sin a chur i bhfeidhm.

Córas iontaofa caomhantais

Na rialacha go léir lena rialaítear caomhnú agus úsáid thaifid an chruthaitheora agus lena soláthraítear dóchúlacht imthoisceach maidir le barántúlacht taifead, agus na huirlisí agus na sásraí a úsáidtear chun na rialacha sin a chur i bhfeidhm.

Coimeád gan bhearna

Líne cúraim, coimeádta agus seilbhe, de ghnáth, i dtaca le corpas taifead, ar líne í atá inrianaithe gan bhearna ón tráth cruthaithe go dtí an tráth caomhnaithe agus ar féidir léi fónamh mar mhodh chun barántúlacht an taifid a chosaint.

Aonad tuairisce

Doiciméad nó sraith doiciméad in aon fhoirm fisiciúil a ndéileáiltear léi mar eintiteas agus, sa cháil sin, arb ionann é agus bonn le tuairisc aonair e.g. cnuasach aon fhoinse, grúpa ábhar cartlainne, bailiúchán, foghrúpa, sraith, ítim.

Taifead fíorthábhachtach

Taifid atá fíorthábhachtach maidir le leanúnachas gnó i gcásanna éigeandála nó tar éis tubaiste.

Imleabhar

Bailiúchán leathanach atá ceangailte le chéile.

Glanadh

An próiseas a bhaineann le doiciméid nó comhaid ar leithligh nach bhfuil luach leantach acu a bhaint as sraith taifead.

Riail 30 bliain

An tréimhse ama atá i gceist sular féidir taifid Roinne a aistriú chuig an gCartlann Náisiúnta agus a scaoileadh don phobal.