Seirbhísí don rialtas

Ceisteanna a chuirtear go minic

Is iad an tAcht um Chartlann Náisiúnta 1986 agus na Rialacháin um Chartlann Náisiúnta 1988 na príomhreachtanna atá infheidhme maidir le bainistiú taifead Ranna Stáit, lena n-áirítear diúscairt taifead nó coimeád taifead mar ábhair chartlainne. Oibríonn an tAcht laistigh de chreat dlíthiúil le haghaidh bainistíocht taifead rialtais a bhféadfadh reachtanna eile a  bheith i gceist leis agus a bhaineann le réimsí amhail Cosaint Sonraí, Saoráil Faisnéise agus reachtaíocht a bhaineann le réimsí sonracha oibre amhail oidhreacht chultúir, coimirce shóisialta agus bailiú cánach, i measc nithe eile.

Níl tosaíocht ag aon reachtaíocht ar an Acht um Chartlann Náisiúnta 1986 a mhéid a bhaineann le bainistíocht taifead poiblí, lena n-áirítear taifid a mhilleadh, a choimeád nó a choinneáil siar. Sular féidir taifid  a mhilleadh, a choimeád nó a choinneáil siar, ní mór cloí leis na forálacha atá leagtha amach san Acht um Chartlann Náisiúnta 1986.

Is é atá i gcomhlacht aistrithe taifead ná an roinn rialtais, an oifig chúirte nó an comhlacht poiblí atá ainmnithe sa sceideal a ghabhann leis an Acht um Chartlann Náisiúnta 1986 agus a bhfuil oibleagáid dhlíthiúil air/uirthi taifid atá níos sine ná 30 bliain d’aois a aistriú chuig an gCartlann Náisiúnta chun caomhnú fadtéarma agus rochtain ag an bpobal a éascú.

In alt 1(2) den Acht um Chartlann Náisiúnta 1986, déantar léiriú ar an téarma ‘Roinn Stáit’ mar théarma a chiallaíonn ní hamháin ceann oifige nó Roinne agus na fo-oifigí a bhaineann léi, ach, ina theannta sin, ciallaíonn sé na cúirteanna agus na comhlachtaí atá liostaithe sa sceideal a ghabhann leis an Acht. Dá bhrí sin, baineann an téarma le beagnach gach comhlacht ina n-oibríonn státseirbhísigh, lena n-áirítear Óglaigh na hÉireann agus An Garda Síochána.

In alt 2(2) den Acht um Chartlann Náisiúnta 1986, is é atá sa mhíniú ar thaifead roinne ná aon taifead in aon fhoirm a rinneadh a fuarthas agus a ndéanann Roinn Stáit nó aon chomhlacht ar coiste, coimisiún nó binse fiosrúcháin atá ceaptha ag an Rialtas, é a choimeád i gcúrsa a ghnó/gnó. Ní fholaíonn sé an méid seo a leanas:

Ionstraimí teidil a bhaineann le maoin atá dílsithe, de thuras na huaire, don stát, ná

Aon chuid de bhailiúchán buan leabharlainne, músaeim nó gailearaí.

Ní cheadaítear. Is sárú ar an Acht um Chartlann Náisiúnta 1986 é taifid a mhilleadh mura rud é go ndeonaíonn Stiúrthóir na Cartlainne Náisiúnta údarú chun iad a dhiúscairt.

Baineann sé seo le milleadh taifead páipéir agus taifead leictreonach araon, lena n-áirítear comhaid ar taifid pháipéir a bhí ann i dtosach ach ar doiciméid iad a scanadh ar mhaithe le cúrsaí rochtana nó ar mhaithe le spás stórála agus costais a laghdú.

D’fhéadfadh sé go mbeidh ar fhoireann na Cartlainne Náisiúnta measúnacht a dhéanamh ar thaifid sular féidir Deimhniú maidir le Milleadh Taifead Roinne a eisiúint. Faoi alt 7(7) den Acht um Chartlann Náisiúnta 1986, ceanglaítear ar Ranna Stáit an mheasúnacht sin a éascú.

Ní cheadaítear taifid a mhilleadh gan teagmháil a dhéanamh ar dtús leis an gCartlann Náisiúnta ag query@nationalarchives.ie.

Ní bhaineann. Ní gá cead a fháil chun taifid dhúblacha nó ábhar clóite a dhíothú. Is é atá sa mhíniú ar thaifid dhúblacha ná taifid ar cóipeanna cruinne iad gan aon athrú déanta orthu. Má tá aon nótaí curtha ar dhoiciméad, nó má tá aon athruithe déanta ar dhoiciméad, is doiciméad bunaidh é fiú amháin má chomhfhreagraíonn sé den chuid is mó le taifid eile.

Maidir le milleadh Ceisteanna Parlaiminte agus iarrataí Saorála Faisnéise, ní mór iarratas ar dhiúscairt ar bhonn leanúnach a fháil ina leith.

Ní mór do gach roinn, nó ní mór do gach rannóg laistigh de roinn, iarratas ar uimhir uathúil le haghaidh gach uile shraith taifead a dhéanamh chuig an gCartlann Náisiúnta sula n-aistrítear aon taifid. Comhfhreagróidh an uimhir sin don bhliain inar iarradh an t-aistriú agus leis an gcéad uimhir eile atá ar fáil laistigh den bhliain sin. Baineann an Chartlann Náisiúnta úsáid as an aitheantóir uathúil sin chun próiseáil a dhéanamh ar na taifid tar éis iad a aistriú lena n-iniúchadh ag an bpobal agus is é an t-aitheantóir uathúil sin an bonn leis an gcód tagartha uathúil a mbeidh feidhm aige maidir leis an tsraith sin taifead nó comhad.

Cuirtear oiliúint ar fáil do Ranna Stáit, lena n-áirítear na Cúirteanna, ar mian leo taifid a aistriú chuig an gCartlann Náisiúnta lena gcaomhnú go buan mar ábhair chartlainne. De ghnáth, tógann an oiliúint sin leathlá agus is féidir í a chur ar fáil ar an láthair sa Roinn iarrthach nó sa Chartlann Náisiúnta de réir mar is cuí. Chun tuilleadh faisnéise a fháil nó chun socrú a dhéanamh maidir le hoiliúint, déan teagmháil le Seirbhísí Cartlainne agus Rialtais trí theachtaireacht ríomhphoist a sheoladh chuig query@nationalarchives.ie.